Quando un dipendente sostiene delle spese relative all'attività lavorativa ha diritto a un rimborso delle spese sostenute.
Uno dei modi con cui può essere rimborsato è attraverso la nota spese.
Che cos'è la nota spese?
La nota spese è il documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta e anticipate per conto dell’azienda.
Posso essere ad esempio viaggio, vitto e alloggio oppure una cena aziendale.
Come funziona?
Perché possa ottenere il rimborso il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa.
Raccoglie tutti gli scontrini e li consegna a fine mese all’ufficio del personale.
Una volta mandata, la nota spese viene poi supervisionata e, se confermata, viene girata al reparto contabilità per procedere con il rimborso.
Scontrini e foglietti "volanti": ecco i problemi più comuni
Molte aziende si affidano ancora alla raccolta cartacea dei documenti, registrano le note spese su fogli di calcolo e organizzano scontrini e ricevute in modo spesso approssimativo.
Capita che la nota spese venga consegnata dai dipendenti a distanza di tempo dal momento della transazione e passa al controllo dell'ufficio del personale dopo diversi giorni dalla consegna.
I rischi più frequenti durante questo passaggio sono lo smarrimento dello scontrino o non ricordare esattamente a cosa corrisponde una data ricevuta.
Tutti questi documenti consegnati a mano e scontrini illegibili o mancanti aumentano il carico di lavoro.
L'amministrazione tenderà ad autorizzare i rimborsi senza un esame specifico.
Quindi...non sarebbe il momento di pensare come gestire le note spese in modo facile, veloce e sicuro?
Abbiamo soluzione...
Il Modulo Richiesta Note Spese permette di gestire le note spese risparmiando tempo e aumentando l’efficienza.
I dipendenti compilano la richiesta direttamente dal proprio smartphone.
In più possono scattare una foto delle ricevute, non devono più perdere tempo nel recupero di scontrini.
Il datore di lavoro o i responsabili vengono avvisati in tempo reale su Presenza Facili che è stata inserita una nuova nota spesa.
Infine, possono autorizzarla o no, senza aspettare la fine del mese.
Perchè scegliere il modulo Richiesta Nota Spese?
- Risparmio di tempo
- Sono dati sempre accessibili
- Controllo puntuale dei pagamenti
- Controllo in tempo reale
- Archivio digitale degli scontrini