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Comunicazione tra ufficio del personale - responsabile - dipendente

La comunicazione tra ufficio del personale, responsabile e dipendente, è uno dei punti principali dell’organizzazione aziendale.

Usando gli strumenti giusti, si informano correttamente gli interessati, tracciando tutte le informazioni.

Con Presenze Facili si possono gestire tutte le conversazioni del personale, grazie al nuovo modulo messaggi.

Per utilizzare questa funzionalità è necessario solo un dispositivo connesso ad internet (smartphone, tablet, pc desktop, pc portatile, etc…).

Messaggi è uno strumento semplice e pratico per informare ogni persona coinvolta  garantendo sicurezza e riservatezza nella comunicazione tra mittente e destinatario.

La soluzione permette di tenere tutte le informazioni aziendali necessarie nello stesso luogo, immediatamente ricercabili e sempre accessibili: cambiando dispositivo, non si ha il rischio di perdere dati.

E’ utile per scambiarsi messaggi relativi alla giornata lavorativa, direttamente nel proprio cartellino. Ad esempio è possibile scrivere il motivo in caso di uscite anticipate dal lavoro (commissioni, trasferta, permesso, etc. ) in modo da avvisare i responsabili e l’ufficio del personale in tempo reale.

Chiunque coinvolto nella chat può leggere e rispondere con qualsiasi testo.

Perché non usare Whatsapp? Oppure un altro sistema di messaggistica istantanea?

Whatsapp permette una chat diretta (uno ad uno) oppure di gruppo. Anche se molto pratica, ha delle caratteristiche che non lo avvicinano realmente al mondo del lavoro.

Facciamo un esempio pratico: un collaboratore si dimentica di timbrare e manda un messaggio Whatsapp al proprio responsabile ( oppure all’ufficio del personale).

Questo, quando vedrà il messaggio, lo inoltrerà (oppure avviserà con mail, telefonata, foglietto di carta) alla chat con l’ufficio del personale che visualizzerà il messaggio, lo interpreterà (sperando che chi ha scritto il messaggio si sia ricordato di indicare tutte le informazioni necessarie) e prenderà i dovuti provvedimenti.

In questo iter, ci sono molte incognite:

  • Il dipendente deve assicurarsi che il messaggio sia partito e che sia stato inviato alla persona corretta (con molte chat ci si potrebbe sbagliare).
  • Che il suo responsabile abbia ricevuto il messaggio e che l’abbia visualizzato.
  • Che l’abbia inoltrato all’ufficio del personale (ammesso che l’ufficio del personale abbia un cellulare con whatsapp) o che si ricordi di inviare una mail o scrivere sul foglio da consegnare.

Se questo processo non avviene e se le persone da gestire sono ad esempio anche solo 10, a fine mese si dovranno gestire molti messaggi whatsapp che potrebbero scorrere oppure per sbaglio essere cancellati e cercare di ricostruire tutto quello che è successo (con inevitabile perdita di tempo ed errori).

Perché scegliere Presenze Facili per la gestione delle conversazioni aziendali?

Facciamo lo stesso esempio con la nostra piattaforma ed il modulo messaggi attivo.

Il dipendente accede (basta qualsiasi dispositivo e non il suo cellulare privato), va nel suo cartellino, clicca sul giorno dove vuole inserire il messaggio e scrive “mi sono dimenticato di timbrare l’uscita alle 18.00”. Nel momento che preme “conferma” verranno inviate 2 email di avviso (una al suo responsabile ed una all’ufficio del personale).

Il responsabile non fa nulla e l’ufficio del personale, aprendo il cartellino mensile, noterà subito il messaggio sulla riga del giorno interessato.

Non importa se il responsabile o l’ufficio del personale non vedranno la mail, non importa se la richiesta verrà gestita subito o dopo 10 giorni: al momento dell’ accesso alla piattaforma (perché prima o poi si dovrà accedere per il resoconto mensile) l’ufficio del personale vedrà tutti i messaggi ordinati ed incasellati, senza il rischio di sbagliare.

In conclusione, la comunicazione veloce e sicura tra ufficio del personale, responsabile e dipendente, è uno dei punti focali dell’organizzazione aziendale.


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