Digitalizzare le note spese: come funziona

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La nota spese è un documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute o anticipate, questa interviene ogni volta che sono chiamati a svolgere in modo temporaneo la propria mansione fuori o per conto dell’azienda. Tra gli esempi più frequenti possiamo indicare:

Perché possa ottenere il rimborso, il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa (se questo ha viaggiato con la propria auto, dovrà calcolare il rimborso chilometrico e portare una ricevuta del rifornimento). Tutte queste piccole operazioni, sommate tra loro, rendono il compito lungo e noioso per l’amministrazione di un’azienda. Infatti, secondo numerose ricerche di settore, hanno indicato un tempo medio tra le 1-3 ore al mese per ciascun dipendente.

Questo causa tutta una serie di svantaggi per l'azienda :

La nostra soluzione Presenze Facili permette la digitalizzazione del processo, snellisce le pratiche e gestisce tutto in modo rapido e veloce.

Come funziona?

  1. Il dipendente, con il proprio smartphone, può caricare le spese (anche con foto dello scontrino).
  2. Le spese sono inserite in modo rapido e diretto al momento del pagamento (per evitare le dimenticanze).
  3. Possibilità di scattare una foto del giustificativo e di completare la spesa successivamente.
  4. Calcolo delle note spesa completate per tipologia ( albergo, carburante, pranzo, cena ect.) con il totale mensile.
  5. Ogni spesa caricata può essere validata fino a due livelli (responsabile o ufficio del personale).

Quali sono i vantaggi?

 

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