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Software di gestione documentale: quali sono i vantaggi?

La digitalizzazione dei documenti cartacei è uno degli aspetti fondamentali del cambiamento aziendale, può diventare un'opportunità di innovazione per le imprese.

Il passaggio dalla carta al digitale è un'occasione per pensare ad una riprogettazione dei processi aziendali, che vede come risultati: miglioramento dell’efficienza, semplificazione della gestione dei carichi di lavoro, riduzione dei costi e maggiore capacità di reazione ai cambiamenti.

"Documenti" è il modulo software che consente di passare dalla semplice archiviazione ad una vera e propria gestione integrata delle informazioni.

É un modulo semplice da usare e completo, integrabile al sistema di gestione presenze Presenze Facili : permette di organizzare le informazioni, i dati e i processi aziendali attraverso un unico strumento.

Che vantaggi offre un buon sistema di gestione documentale?

Il modulo software di gestione documentale ha un ruolo fondamentale nella trasformazione digitale: consente di acquisire documenti e allegati pdf, è in grado di indicizzare il tutto, integrarlo, conservarlo digitalmente e renderlo, poi, fruibile al bisogno.

I benefici immediatamente evidenti, dati dalla gestione documentale digitale, sono:

  1. Meno costi, più produttività

    Abbrevia il tempo necessario per reperire le informazioni e consente di comprendere ciò che avviene in azienda. Inoltre, evita la replicazione di documenti elettronici , come ad esempio le email con numerosi destinatari ed altrettante risposte "incrociate”.
  2. Meno errori, più efficienza

    Automatizzare i processi evita errori riconducibili alle attività manuali. Avendo tutti i dati a disposizione non si corrono rischi di dimenticanze o fraintendimenti nell'interpretazione di quanto accade in azienda.
  3. Maggiore collaborazione

    Favorisce la diffusione delle informazioni e la collaborazione aziendale interna. Una veloce condivisione di informazioni, assegnazione delle attività e meccanismi automatici di distribuzione dei dati consentono di arricchire il bagaglio di conoscenza di ogni singolo dipendente. In particolare, un software di gestione documentale consente di organizzare i fascicoli documentali e recuperare istantaneamente tutti i dettagli necessari.
  4. Digitalizzazione dei processi aziendali

    Promuove in azienda il concetto di digitalizzazione. Gli strumenti digitali possono rendere più efficiente qualsiasi aspetto dell'organizzazione, rendendo meno rigidi metodi e flussi di lavoro.

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